A. Demande d’aide
L’entreprise sélectionne le prestataire de
services avec lequel la prestation sera réalisée.
La demande de subvention peut être
directement envoyée par l’entreprise ou le prestataire de services.
Elle est introduite via la plateforme : http://www.cheques-entreprises.be et est traitée de
manière électronique.
Après enregistrement sur cette plateforme,
une convention de prestation doit être établie avec un prestataire labellisé
pour le chèque.
Lors de l’introduction, le dossier doit
contenir les documents suivants :
1° la demande
de chèque générée par la plateforme;
2° la
convention entre bénéficiaire et prestataire générée par la plateforme. Elle
peut être complétée par des éléments spécifiques à l’aide sollicitée;
3° l’attestation
«de minimis»;
4° l’attestation
PME.
Complémentairement aux documents ci-dessus,
dans le cadre des prestations d’accompagnement visant le suivi de la mise en
place d’une politique de cybersécurité pour rencontrer les besoins identifiés
dans le cadre de l’audit ou du diagnostic cybersécurité, la demande comprend
également le diagnostic de maturité numérique, réalisé au sein du dispositif ou
non.
Le SPW Economie, Emploi, Recherche vérifie la
recevabilité de la demande de subvention dans un délai maximum de 5 jours
ouvrables à dater de la soumission du dossier.
Passé ce délai, la demande sera considérée
comme recevable.
B. Paiement
de la quote-part
Lorsque la subvention est accordée, le SPW
Economie, Emploi, Recherche invite l’entreprise, via la plateforme, à payer la
quote-part de 25% des coûts admissibles hors TVA qui lui incombe. L’entreprise
paye la TVA directement au prestataire de services.
Une fois le paiement de la quote-part reçu,
un chèque électronique équivalent au montant total de l’aide est placé dans le
portefeuille électronique de l’entreprise consultable sur la plateforme : http://www.cheques-entreprises.be.
Le chèque électronique peut couvrir les
prestations réalisées à partir de la date de paiement de la quote-part du
bénéficiaire qui constitue la date de départ du délai dans lequel la prestation
doit être réalisée.
C. Demande
de paiement
A la fin de la prestation, le prestataire de
services transmet sa facture et un rapport de prestation généré par la
plateforme : http://www.cheques-entreprises.be. Ce dernier peut
être complété par des éléments spécifiques à l’aide sollicitée.
La facture contient :
1° les
coordonnées et le numéro de référence du prestataire de services;
2° le montant
total de la facture hors TVA;
3° une
description détaillée des prestations facturées avec une distinction, le cas
échéant, entre les prestations effectuées dans le cadre de la convention et
celles qui sont en dehors de la convention;
4° la date de
la facture.
Le rapport d’exécution contient au moins les
informations suivantes :
1° le
planning détaillé des jours effectifs de prestation;
2° en cas de
sous-traitance, l’identité du sous-traitant ainsi que ses dates de prestation;
3° le cas
échéant, une distinction entre les prestations effectuées dans le cadre de la
convention et celles qui le sont en dehors de la convention, comme notamment
les frais de déplacement;
4° la mention
: «Le montant de … € correspondant au chèque n° (numéro du chèque), sera
acquitté par l’émetteur de chèque, ventilé entre une intervention publique de …
€ et une quote-part versée par le bénéficiaire de … €.
Le solde à payer s’élève donc à … € et
correspond à …….. (ex. : la TVA, les frais de déplacement, …)».
L’entreprise valide la facture du prestataire
de services et le rapport de prestation sur la plateforme : http://www.cheques-entreprises.be, dans un délai de
15 jours ouvrables.
Le SPW Economie, Emploi, Recherche vérifie le
dossier dans un délai de 15 jours ouvrables avant de payer la prestation.
D. Demande
et renouvellement de labellisation des prestataires de services
Le prestataire de services introduit la
demande de labellisation ou de renouvellement de labellisation via la
plateforme : http://www.label-entreprises.be.
Lors d'une demande de labellisation, il signe
la charte du prestataire de services contenant les exigences minimales des
prestataires de services découlant du référentiel de qualité.
Les conditions de labellisation sont publiées
sur cette plateforme.
Le Centre de référence agréé est chargé du
contrôle du référentiel de qualité et de l'accompagnement à la labellisation
des prestataires de services. Il vérifie la situation juridique et financière
de l'entité juridique à laquelle fait partie l'expert qui sera chargé de
réaliser les prestations de services. Une labellisation pour une prestation de
services déterminée est liée à l'expert identifié.
Lorsqu'il s'agit d'une demande de
renouvellement de la labellisation, le prestataire de services met à jour son
dossier de labellisation.
La procédure de renouvellement de la
labellisation est identique à celle applicable à la labellisation.
Le dossier de demande de labellisation
complété est signé, avant sa soumission, par le représentant de l'entité
juridique (structure au travers de laquelle le prestataire de services exerce
son activité) et par le ou les expert(s) identifié(s). Le prestataire de
services marque ainsi son accord sur les conditions et modalités de sa
labellisation.
Après validation de son dossier par le
prestataire de services, un accusé de réception lui est envoyé.
Le Centre de référence vérifie si la demande de
labellisation est complète dans un délai maximum de 5 jours ouvrables à dater
de la soumission du dossier.
A défaut de réponse dans le délai fixé, le
dossier est réputé complet.
Lorsque le dossier n'est pas complet, le
Centre de référence suspend la demande de labellisation et informe le
prestataire de services; ce dernier pouvant compléter sa demande et la
soumettre à une nouvelle vérification.
Si le dossier n'est pas complété et soumis à
une nouvelle vérification dans un délai de 30 jours calendrier à dater de la
date de suspension, la demande de labellisation est définitivement annulée.
Si la demande de labellisation répond aux
conditions fixées, le prestataire de services concerné est informé
électroniquement que le dossier est complet et peut être traité à la condition
qu'il effectue le paiement du coût de la labellisation auprès du Centre de
référence, selon les modalités qui lui sont communiquées.
Lorsque la compétence requise de l'expert est
identique pour plusieurs chèques-entreprises, le coût de la labellisation n'est
dû qu'une seule fois.
Le paiement doit avoir lieu au plus tard dans
les 30 jours à dater de la communication électronique indiquant que le dossier
est complet.
A défaut, la demande de labellisation est
annulée.
Une fois le paiement reçu, le Centre de
référence transmet, le cas échéant, le dossier de demande de labellisation au
SPW Economie, Emploi, Recherche pour la gestion du chèque-entreprise concerné,
pour avis spécifique. Il procède à l'analyse du dossier.
Le Centre de référence et, le cas échéant, le
SPW Economie, Emploi, Recherche chargé de remettre un avis spécifique,
clôturent l'analyse de la demande de labellisation dans un délai de 60 jours
calendrier maximum. Le prestataire de services est informé de la décision ou
non de labellisation.
La labellisation du prestataire de services
est octroyée pour une durée maximum de 3 ans et en cas de non-respect des
conditions, la labellisation peut lui être retirée.